§ 14

Przyznawanie świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.

§ 15

Pomoc z Funduszu udzielana jest osobom uprawnionym do korzystania ze środków Funduszu na ich Wniosek, którego wzór stanowią załączniki nr 2 – 6 do niniejszego Regulaminu i przyznawana jest według Tabeli dopłat stanowiącej załącznik nr 8 do niniejszego Regulaminu oraz następujących zasad:

1. Dofinansowanie do wypoczynku zorganizowanego we własnym zakresie, o którym mowa w § 13 pkt 1, tj. „wczasy pod gruszą”:
   1. przyznaje się nie częściej niż jeden raz w roku kalendarzowym na gospodarstwo domowe łącznie,
   2. do Wniosku o dofinansowanie nie jest wymagana faktura ani żaden dokument potwierdzający fakt wypoczynku,
   3. wypłata świadczenia nastąpi w ciągu 30 dni kalendarzowych licząc od dnia złożenia przez pracowników Wniosku wraz z wnioskiem o urlop wypoczynkowy zawierający co najmniej 14 dni kalendarzowych. Złożenie wniosku o urlop wypoczynkowy nie dotyczy pracowników przebywających na urlopie bezpłatnym, na urlopie związanym z rodzicielstwem oraz na świadczeniu rehabilitacyjnym. Wniosek o dofinansowanie do wypoczynku należy składać nie wcześniej niż 14 dni kalendarzowych przed rozpoczęciem planowanego urlopu.

   W przypadku przerwania 14 – dniowego urlopu z przyczyn niezależnych od pracownika (np. zwolnienie lekarskie), pracownik jest zobowiązany do wykorzystania pozostałych dni w/w urlopu po zakończeniu przerwy.

2. Dofinansowanie do krajowych lub zagranicznych wczasów, o których mowa w § 13 pkt 2:
   1. przyznaje się nie częściej niż jeden raz w roku kalendarzowym na gospodarstwo domowe łącznie,
   2. do Wniosku o dofinansowanie jest wymagany dokument potwierdzający fakt wypoczynku / pobytu osoby uprawnionej,
   3. wypłata świadczenia nastąpi w ciągu 30 dni kalendarzowych licząc od dnia złożenia przez emerytów / rencistów Wniosku wraz z kompletem dokumentów potwierdzających fakt wypoczynku / pobytu.
3. Dofinansowanie w związku ze zwiększonymi wydatkami w okresie jesienno – zimowym, o którym mowa w § 13 pkt 3:
   1. przyznaje się nie częściej niż jeden raz w roku kalendarzowym na gospodarstwo domowe łącznie,
   2. Wniosek o dofinansowanie należy składać nie wcześniej niż 15 listopada roku bieżącego,
   3. wypłata świadczenia nastąpi w ciągu 30 dni kalendarzowych licząc od dnia złożenia Wniosku zarówno przez pracowników jak i emerytów oraz rencistów.
4. Pomoc finansowa (tzw. zapomoga), o której mowa w § 13 pkt 4 i 5 jest przyznawana osobie uprawnionej nie częściej niż jeden raz w roku kalendarzowym na gospodarstwo domowe. Okres czasu pomiędzy poniesionymi kosztami przez Wnioskodawcę a datą złożenia Wniosku nie może być dłuższy niż 6 miesięcy. Warunkiem uzyskania pomocy jest przedstawienie wiarygodnego dokumentu potwierdzającego zaistniałą sytuację, tj.:
   1. w przypadku pomocy finansowej do wniosku należy dołączyć szczegółową dokumentację uzasadniającą prośbę z opisem sytuacji materialnej,
   2. w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych do Wniosku o jej przyznanie należy dołączyć dokumenty potwierdzające zaistnienie zdarzenia, w związku z którym pomoc ma zostać przyznana (na przykład protokoły, faktury, zaświadczenia np. odpowiedniego organu administracji rządowej lub samorządowej, kopia protokołu od ubezpieczyciela, zaświadczenie z Policji, zaświadczenie z ośrodka pomocy społecznej, zaświadczenie ze spółdzielni mieszkaniowej lub inne dokumenty jasno potwierdzające fakt zdarzenia losowego). W przypadku długotrwałej choroby – zaświadczenie lekarza o długotrwałej chorobie, bez nazwy choroby.

Wnioski o przyznanie pomocy finansowej będą rozpatrywane w terminie do 14 dni kalendarzowych od dnia złożenia Wniosku.

§ 16

1. Administratorem danych osobowych w związku z gospodarowaniem środkami Funduszu jest Zakład Robót Drogowych z siedzibą przy ul. Energetycznej 4, 61-016 w Poznaniu, NIP 782 251 74 83, zwany dalej Administratorem.
2. Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych Osobowych, zwanego dalej IOD Pana Jacka Popławskiego, numer kontaktowy 663 350 888 lub adres e-mail agmarkanc@wp.pl.
3. Udostępnienie Pracodawcy danych osobowych, w tym danych dotyczących zdrowia osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu, w celu przyznania świadczenia oraz ustalenia jej wysokości, następuje w formie Oświadczenia.
4. Dane osobowe osób uprawnionych są przetwarzane do celów związanych z udzieleniem wsparcia / przyznaniem świadczenia z Funduszu, rozpatrzeniem Wniosku, udokumentowaniem przyznania lub odmowy przyznania świadczenia ze środków Funduszu, na podstawie obowiązujących przepisów prawa, w szczególności art. 8 ust. 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych w związku z art. 6 ust. 1 lit. c, art. 9 ust. 2 lit. b rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016 r., str. 1, z późn. zm.), zwanym dalej RODO, a także w przypadku powstania jakichkolwiek roszczeń, dane osobowe przetwarzane będą również w celu ochrony przed roszczeniami, dochodzenia tych roszczeń, jak również w celu wykazania zrealizowania obowiązków prawnych ciążących na Administratorze – jako prawnie uzasadniony interes realizowany przez Administratora na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
5. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Potwierdzenie może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu.
6. Osoby dopuszczone do przetwarzania danych osobowych pozyskanych celem realizacji postanowień ustawy o ZFŚS oraz niniejszego Regulaminu otrzymują pisemne upoważnienie od Pracodawcy / Administratora do przetwarzania pozyskanych danych osobowych, w tym danych dotyczących zdrowia.
7. Osoby, o których mowa w ust. 6 są obowiązane do zachowania pozyskanych danych osobowych w tajemnicy.
8. Odbiorcą danych osobowych są osoby upoważnione przez Pracodawcę / Administratora do przetwarzania danych osobowych oraz uprawnione organy publiczne, w związku z obowiązkami prawnymi.
9. Dane osobowe mogą być przekazane lub udostępnione podmiotom uprawnionym do tego na podstawie przepisów prawa.
10. Osobie, której dane dotyczą bądź osobie, która podała dane osobowe przysługuje prawo żądania dostępu do treści danych, prawo ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz prawo do przenoszenia danych do innego Administratora oraz prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
11. Dane przechowywane będą przez okres niezbędny do przyznania świadczenia i ustalenia wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń oraz przez okres ustalonej w jednolitym rzeczowym wykazie akt kategorii archiwizacyjnej.
12. Podanie danych jest dobrowolne, ale konieczne do realizacji celów do których są pozyskiwane. Odmowa udostępnienia danych osobowych Pracodawcy / Administratorowi jest równoznaczna z odmową wsparcia z Funduszu, ponieważ podanie danych jest konieczne do przyznania świadczenia z Funduszu w związku z art. 8 ust 1, ust. 1a, ust. 1b, ust. 1c i ust. 1d ustawy o ZFŚS, w związku z niniejszym Regulaminem sporządzonym na podstawie art. 8 ust. 2 ustawy o ZFŚS.

§ 17

1. Osoby zamierzające ubiegać się w danym roku kalendarzowym o świadczenia ze środków Funduszu składają do Pracodawcy w terminie do 31 maja danego roku, z zastrzeżeniem § 17 ust. 2 i 3, poprawnie wypełnione Oświadczenie o sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej (zwane dalej „Oświadczeniem”), którego wzór stanowi załącznik nr 7 do niniejszego Regulaminu. Powyższe jest konieczne do ustalenia lub zmiany progów dochodowych na dany rok kalendarzowy oraz sporządzenia Planu finansowo – rzeczowego.
2. Pracownik, który nie zamierzał korzystać z Funduszu i nie złożył Oświadczenia w terminie określonym w § 17 ust. 1, a jego sytuacja socjalna zmieniła się w trakcie roku kalendarzowego i potrzebuje wsparcia z Funduszu, składa Oświadczenie wraz z pierwszym Wnioskiem.
3. Pracownicy zatrudnieni po 31 maja składają Oświadczenie wraz z pierwszym Wnioskiem.
4. Oświadczenie o sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej jest wymagane do ustalenia sytuacji socjalnej uprawnionego, w celu ustalenia wysokości świadczeń. Osoba, która nie złoży Oświadczenia o sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej swojego gospodarstwa domowego nie będzie mogła korzystać ze świadczeń finansowanych z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, ponieważ Pracodawca nie jest w stanie zbadać jej sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej. Niezłożenie Oświadczenia oraz niedostarczenie go na wezwanie Pracodawcy skutkuje odmownym rozpatrzeniem Wniosku.
5. Oświadczenie o sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej jest dokumentem. Prawdziwość danych zawartych w Oświadczeniu potwierdzona jest własnoręcznym podpisem osoby składającej Oświadczenie.
6. Pracodawca ma prawo dokonywania weryfikacji prawdziwości danych podanych w Oświadczeniu o sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej, i może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. W tym celu Pracodawca oraz Komisja Socjalna może domagać się od uprawnionego lub uprawnionych członków jego gospodarstwa domowego (np. od konkubenta) dodatkowych informacji w formie oświadczenia, a także przedstawienia dokumentów potwierdzających prawdziwość informacji, jak np. zaświadczenie o dochodach i / lub przysporzeniach, zaświadczenie z urzędu skarbowego, zaświadczenie z ośrodka pomocy społecznej lub innych instytucji o pobieranych świadczeniach i dopłatach, decyzji powiatowego urzędu pracy o wysokości pobieranego zasiłku dla bezrobotnych lub o przyznaniu statusu bezrobotnego bez prawa do zasiłku, decyzji o przyznaniu emerytury, renty lub zasiłku, świadczenia przedemerytalnego, do wglądu kopii PIT-u składanego do urzędu skarbowego, zaświadczenie z urzędu skarbowego potwierdzające brak złożonego zeznania podatkowego w przypadku pełnoletnich dzieci oraz innych dokumentów potwierdzających dane w Oświadczeniu.
7. Nieprzedłożenie dokumentów na żądanie Pracodawcy w terminie określonym w żądaniu skutkuje odmownym rozpatrzeniem Wniosku.
8. Do końca kwietnia danego roku świadczenia są przyznawane w oparciu o złożone Oświadczenie z roku poprzedniego, chyba, że uprawniony złoży wcześniej nowe Oświadczenie. Wypłata świadczeń realizowana zostanie zgodnie z Tabelą dopłat oraz Planem finansowo – rzeczowym z roku poprzedniego. Jednocześnie będzie ona uwarunkowana posiadaniem środków pieniężnych na rachunku bankowym Zakładowego Funduszu.
9. O zmianie sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej, podanej w Oświadczeniu, a mającej istotny wpływ na wysokość pozyskiwanych środków z Funduszu, osoba uprawniona informuje Pracodawcę we Wniosku o przyznanie świadczenia z Funduszu.
10. Do sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej gospodarstwa domowego zalicza się wszelkie dochody netto podlegające i niepodlegające opodatkowaniu oraz przychody i przysporzenia wszystkich członków gospodarstwa domowego (również dzieci), w szczególności:
    1. wynagrodzenie z tytułu zatrudnienia oraz na podstawie umów cywilnoprawnych jak np. umowa zlecenia i o dzieło, umów agencyjnych lub umów o pracę nakładczą,
    2. dochody osiągnięte za granicą,
    3. emerytury, renty, nauczycielskie świadczenie kompensacyjne, zasiłki i świadczenia z ubezpieczenia społecznego (chorobowe, macierzyńskie, wychowawcze itp.),
    4. dieta sołtysa, dieta radnego i kwoty innych diet otrzymywane przez osoby wykonujące czynności związane z pełnieniem obowiązków społecznych i obywatelskich,
    5. stypendia, staż,
    6. zasiłki przysługujące bezrobotnym,
    7. dochody z marketingu wielopoziomowego (MLM),
    8. dochody z kryptowalut,
    9. dochody z dywidendy,
    10. dochód niani (opiekunki do dziecka),
    11. dochody z tytułu korepetycji,
    12. dochody z tytułu: członkostwa w spółdzielni, wykonywania wolnego zawodu, działalności twórczej lub artystycznej,
    13. dochody z gospodarstwa rolnego (powyżej 1 ha przeliczeniowego lub fizycznego) – uznaje się, że są one równe przeciętnemu dochodowi z pracy w indywidualnych gospodarstwach rolnych z 1 ha przeliczeniowego, ogłaszanemu corocznie w drodze obwieszczenia przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego na podstawie art. 18 ustawy w dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym,
    14. dochody z dopłat dla rolników,
    15. dochody z działalności gospodarczej (w przypadku dochodu z działalności gospodarczej opodatkowanej na zasadach ogólnych oraz podatkiem liniowym należy wykazać dochód wynikający z ewidencji księgowej lub deklaracji PIT, natomiast w przypadku działalności gospodarczej opodatkowanej w sposób zryczałtowany (np. w formie ryczałtu lub karty podatkowej) przyjmuje się dochód określony szacunkowo przez osobę prowadzącą działalność gospodarczą),
    16. dochody z najmu, dzierżawy,
    17. dochody z innych źródeł,
    18. otrzymywane alimenty, świadczenia z funduszu alimentacyjnego,
    19. świadczenia wychowawcze z programu 800+,
    20. świadczenie „Dobry Start” (300 zł dla dziecka, które rozpoczyna nowy rok szkolny),
    21. Rodzinny kapitał opiekuńczy,
    22. świadczenia rodzinne (w tym Program Aktywny Rodzic),
    23. zasiłki, świadczenia, dodatki różnego rodzaju i inne cykliczne świadczenia lub świadczenia jednorazowe o znacznej wysokości, czyli takiej, która ma wpływ na sytuację życiową i materialną,
    24. inne dochody i świadczenia niewymienione wyżej.
11. Pod pojęciem dochód netto, o którym mowa w ust. 10, należy rozumieć przychód pomniejszony o:
    1. koszty uzyskania przychodu,
    2. należny podatek dochodowy od osób fizycznych (wykazany w rocznym zeznaniu podatkowym PIT za rok ubiegły, z uwzględnieniem odpowiednio zwrotu / dopłaty podatku zwróconego / zapłaconego w roku bieżącym),
    3. składki na obowiązkowe ubezpieczenie społeczne (niezaliczone do kosztów uzyskania przychodu).
12. Dochody i przysporzenia, o których mowa w ust. 10, podlegają pomniejszeniu o kwoty alimentów świadczonych na rzecz innych osób.
13. Od wykazanych w Oświadczeniu o sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej dochodów i przysporzeń nie należy odejmować zobowiązań takich jak np.: spłata rat kredytu, pożyczki, składek członkowskich, dobrowolnego ubezpieczenia na życie, wkładów na KZP, rat pożyczki na KZP, wpłat na PPK itp.
14. Na Oświadczeniu należy wykazać dochody i przysporzenia, o których mowa w ust. 10 – 12, za rok poprzedzający rok złożenia Oświadczenia.
15. Wykazane w Oświadczeniu roczne dochody i przysporzenia różnego rodzaju, określone jak w ust. 10 i 11 oraz pomniejszone o świadczenia o których mowa w ust. 12, należy podzielić przez liczbę osób w gospodarstwie domowym a następnie podzielić przez dwanaście – zgodnie ze wzorem Oświadczenia, o którym mowa w ust. 1. Tak ustalona wartość jest podstawą do ustalenia wysokości świadczeń z Funduszu.
16. Osoby, które rozpoczynają pracę i nie osiągnęły dochodów w roku poprzedzającym złożenie Oświadczenia lub wstąpiły w związek małżeński / rozwiodły się w roku złożenia Oświadczenia lub w razie zmniejszenia się / powiększenia liczby osób w gospodarstwie domowym podają średni miesięczny dochód z miesiąca poprzedzającego złożenie Oświadczenia w przeliczeniu na osobę w gospodarstwie domowym obliczony zgodnie z ust. 10 – 13.
17. W przypadku istnienia rozdzielności majątkowej między małżonkami, jeżeli małżonkowie faktycznie wspólnie zamieszkują i wspólnie utrzymują się, dochody współmałżonka zalicza się do dochodu gospodarstwa domowego. Małżonkowie posiadający rozdzielność majątkową składają w miarę możliwości jedno Oświadczenie, aby wykazać sytuację socjalną wspólnego gospodarstwa domowego na jednym dokumencie.
18. Wypłaty świadczeń, o których mowa w § 13, przekazywane są na konta uprawnionych osób w postaci odrębnego przelewu.
19. W przypadku otrzymania przez Zakład Robót Drogowych w Poznaniu tytułu egzekucyjnego dotyczącego osoby uprawnionej (egzekucja z innych wierzytelności) świadczeń, o których mowa w § 13, podlegają one egzekucji w całości.

§ 18

1. Osoba korzystająca ze świadczeń ze środków Funduszu, która złożyła Oświadczenie niezgodne z prawdą i / lub podała we Wniosku nieprawdziwe dane, przedłożyła sfałszowany dokument lub w inny sposób świadomie i celowo wprowadziła Pracodawcę w błąd albo wykorzystała przyznane środki z Funduszu niezgodnie z ich przeznaczeniem, jest zobowiązana do niezwłocznego zwrotu otrzymanej kwoty świadczenia z Funduszu.
2. W przypadku wnioskowania o przyznanie świadczenia niezgodnie z ustawą o ZFŚS oraz niniejszym Regulaminem lub brakiem środków finansowych na wnioskowany cel, Pracodawca podejmuje decyzję odmowną w sprawie przyznania przedmiotowego świadczenia. W przypadkach, kiedy jest możliwość przeniesienia środków zaplanowanych pierwotnie na inny cel, na który nie zostały wykorzystane i zachodzi małe prawdopodobieństwo, że zostaną wykorzystane w całości, Pracodawca może w porozumieniu z Komisją Socjalną, dokonać przeniesienia środków w Planie finansowo – rzeczowym Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych na wnioskowany przez uprawnionego cel i przyznać świadczenie.
3. Odmowna decyzja Pracodawcy wymaga uzasadnienia wpisanego do protokołu. Pisemne uzasadnienie odmownie załatwionego Wniosku przekazywane jest Wnioskodawcy na jego żądanie.
4. Od decyzji odmownej przysługuje odwołanie do Pracodawcy w terminie 14 dni kalendarzowych od otrzymania pisemnego uzasadnienia odmowy. Odwołujący się podaje w uzasadnieniu okoliczności, których Pracodawca nie uwzględnił przy rozpatrywaniu Wniosku.
5. Ponowna odmowna decyzja Pracodawcy jest ostateczna.
6. Prawo interpretacji postanowień Regulaminu oraz rocznego Planu finansowo – rzeczowego ma Pracodawca, który podejmuje decyzję po zapoznaniu się ze stanowiskiem Komisji Socjalnej.
7. Ostateczną decyzję we wszystkich sprawach dotyczących Funduszu podejmuje Pracodawca.
8. Świadczenia z Funduszu podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych w zakresie określonym właściwą ustawą.

§ 19

Wnioski, Oświadczenia i inne dokumenty można składać:

1. osobiście u członka Komisji Socjalnej,
2. w sekretariacie w zamkniętej kopercie z wyraźnym opisem „Sprawa dotyczy ZFŚS” (lub innym opisem wskazującym na zawartość koperty (np. „ZFŚS”), aby osoby, które nie posiadają specjalnego upoważnienia do celów ZFŚS nie miały dostępu do tych danych),
3. za pośrednictwem poczty tradycyjnej (w dwóch kopertach, z czego druga jest opisana „Sprawa dotyczy ZFŚS” lub „ZFŚS”).

§ 20

Pracodawca nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym dokonuje przeglądu danych osobowych związanych z ZFŚS w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania. Pracodawca usuwa dane osobowe, których dalsze przechowywanie jest zbędne do realizacji celu określonego w art. 8 ust. 1a i 1c ustawy o ZFŚS. Z przeprowadzonej czynności przeglądu danych oraz ewentualnego ich usunięcia sporządza się stosowne protokoły.

§ 21

Zmiana postanowień Regulaminu jest dokonywana w trybie przewidzianym dla jego ustalenia.

§ 22

W sprawach nieuregulowanych postanowieniami niniejszego Regulaminu mają zastosowanie powszechnie obowiązujące zasady i przepisy prawne.

§ 23

Regulamin został uzgodniony z przedstawicielami pracowników wybranymi przez załogę do reprezentowania jej interesów.

§ 24

Regulamin wchodzi w życie z dniem podania do wiadomości pracowników.